Sector: servicios profesionales, Colombia. Método: RITMO. El cliente es confidencial: se publica el sector, no el nombre.
Contexto
Negocio de servicios profesionales con tres años de operación y facturación constante. La dueña trabajaba jornadas extensas, mezclaba gastos personales y empresariales y fijaba precios mirando al mercado. No había un problema de demanda: los clientes llegaban y volvían. El problema aparecía al cerrar el mes, cuando la facturación no se traducía en dinero disponible y nadie podía explicar por qué.
La decisión que fallaba
No existía una estructura para conocer costos, margen y capacidad real de gasto, así que cada salida de dinero se evaluaba de forma aislada y contra la sensación de caja de ese día. Un gasto se aprobaba si «había plata», no contra un criterio; un precio se ajustaba si el cliente objetaba, no contra un piso de margen.
La intervención
Ocho sesiones sobre los números reales del negocio, sin instalar ningún sistema nuevo: primero separar el margen real del supuesto, después encontrar las fugas y ponerles monto anual, luego escribir los criterios y por último dejar la rutina que los sostiene.
- Separación del dinero del negocio y el de la dueña, con un sueldo definido.
- Estructura de costos por tipo de servicio, incluido el tiempo del equipo y la posventa.
- Fugas identificadas, cada una con su monto anual.
- Criterios de precio y reglas de autorización de gasto.
- Rutina de revisión financiera con fecha fija.
Resultados y cómo se midieron
- Reducción del 30 % en gastos no esenciales identificados. Compara el promedio mensual anterior contra el posterior a la aplicación de los criterios, en las categorías revisadas durante el proyecto. No es una proyección ni un ahorro estimado, y no es sobre el gasto total del negocio.
- Mejora del margen bruto después del ajuste de precios. No se publica porcentaje: el cambio fue gradual y por servicio.
- Primer salario fijo de la dueña en tres años, pagado de forma regular desde el cierre del proyecto.
El problema no era vender poco. Era no saber cuánto costaba vender.
